恥をかかない15のツボ

毎日のように使う電子メールも、電話のかけ方や手紙の書き方と同じように、
「読みにくくないか」「不快感を与えないか」
といった気配りが欠かせません。 


(A)宛先

相手の宛先を「アドレス帳」に登録してある場合は、相手にその登録名が表示されます。目上の人なのに、呼び捨てにして、不快に思われないように、アドレス帳の姓名の「名」の後に「さん」や「課長」などをつけましょう。

(B)CCとBCC

宛先と、CC=carbon copyBCC=blind carbon copyも使いわけて下さい。CCは複数の送り先すべてに、送った全員のアドレスが表示されます。「返事は必要ないが、参考までに読んでほしい」というときに使います。BCCは複数の人に、他の送信先を見せずに同じ内容(転勤のあいさつなど)を送る場合に用います。BCCは、相手が「他の人も読んでいる」とは分からないので、「マナー違反」といわれることもあります。

(C)転送

他人のメールを無断で第三者に転送するのも考えものです。

(D)件名

意外にきちんとできていないのが、件名です。毎日100通以上のメールを受け取る人もいます。ぱっとみただけで、用件が伝わるための工夫が必要です。発信元を知らせたいときは、「学習会のお知らせ(パソボラ・中野)」というように、件名の中でカッコ書きで名乗りましょう。

(E)添付ファイル

添付ファイルは、むやみに送ってはいけません。相手がウイルスを恐れてファイルを開けないこともありますから、添付する場合は本文中にファイル内容(ファイル名、種類、サイズ等)を書くことをおすすめします。

ファイルのサイズは相手の環境を考えて、ブロードバンドでなければ100KBまでとする。

(F)本文の最初で名乗る

件名と並んで一番マナーが守られていないのが、「最初に相手の名前」と「本文の最初で名乗る」こと。最後まで読まないと、だれから来たのかわからないようでは失礼です。

(G)署名

 署名は社内用、社外用、プライベート用など複数あると便利です。

ただし、自宅の電話番号などの個人情報は、やたらと書き込まない方が無難です。メールは封書と違って、完全な密封状態ではありません。だれかがのぞき見る可能性を忘れないでください。

(H)相手からのメールを引用する場合(返信には、必ずしも引用しなくてもよい)

返信メールなどで、相手からのメールを引用する場合もありますね。そのときは、まず自分の伝えたいことを先に書く方法が主流です。引用の間にコメントをはさむ形式は、読みにくいことがあります。

(I)送信前に

最後に、「送信前の読み返し」も大事です。感情的なメールを送ってしまっても取り消せません。「すみやかな返事」も大切です。短くてもいいので、メールを受け取ったという返信は出しましょう。

いずれも『自分がメールを受け取ったときにどう思うか』をもう一度考えれば、簡単なこと。

ちょっとした心遣いでメールの表情はがらりと変わります。

当然ながら、パソコンの正確な時刻設定と、ウイルス対策も忘れないでください。

 (J)怪しいメールにご注意

  最近「迷惑メール」という詐欺まがいのメールが勝手に送られる事が多くなっています。
  得体の知れない人物や団体から来たメールを不用意に開かないようにしましょう。
  どのようなメールが来るか、どのような被害をもたらすか詳しい事はここをクリックして
  ご一読される事をお勧めします。

メールのマナー教室